در پايان دوره مالي  جهت تكميل چرخه حسابداري ،بايستي تمام حسابهاي موقت بسته شوند . برخلاف ساير مراحل حسابداري ثبت بستن حسابها صرفاً يكبار و آن هم در پايان دوره مالي انجام مي شوند .

بستن حسابها به دو منظور اصلي زير انجام مي شود :

- آماده شدن براي آغاز يك دوره مالي جديد .

- خلاصه كردن حسابهاي درآمد و هزينه .

براي بستن حسابها ابتدا بايستي تمام حسابهاي موقت به حساب سرمايه بسته شوند . براي تسهيل اين امر و همچنين تطابق درآمدها و هزينه ها و تعيين سود و زيان ابتدا بايستي تمام حسابهاي درآمد و هزينه به يك حساب موقت تحت عنوان حساب خلاصه سود و زيان بسته شود . مانده اين حساب نشان دهنده سود و زيان خالص مؤسسه است كه به حساب سرمايه بسته مي شود . حساب برداشت نيز به حساب سرمايه بسته مي شود .

براي بستن حسابهاي موقت و ثبت آن در دفتر روزنامه مستقيماً مي توان از مانده حسابهاي اصلاح شده در دفتر كل و يا از ستون هاي سود و زيان و ترازنامه كار برگ كه در فصل بعد تشريح مي گردد استفاده نمود .

مراحل بستن حسابهاي موقت به طور خلاصه بشرح زير است :

بستن حسابهاي درآمد به حساب خلاصه سود و زيان . در اين مرحله حسابهاي مربوط به سود و زيان كه داراي مانده بستانكار (درآمدها ) هستند . بايستي بدهكار شده و به همين ميزان خلاصه سود و زيان بستانكار گردد .

تراز آزمايشي اختتامي

پس از ثبت بستن حسابهاي موقت (درآمد ، هزينه و برداشت ) در دفتر روزنامه و انتقال به حسابهاي دفتركل ، تراز آزمايشي ديگري تحت عنوان تراز آزمايشي اختتامي تهيه مي گردد كه سومين تراز آزمايشي تهيه شده در پايان دوره مالي است .انواع تراز آزمايشي كه در پايان دوره مالي تهيه مي شوند به ترتيب عبارتند از :

1- تراز آزمايشي اصلاح نشده :

فهرستي از مانده تمام حسابهاي دفتر كل قبل از انجام اصلاحات است .

2- تراز آزمايشي اصلاح شده :

فهرستي از مانده تمام حسابهاي دفتركل پس از ثبت اصلاحات در پايان دوره در دفتر روزنامه و انتقال به حسابهاي دفتر كل است .

3- تراز آزمايشي اختتامي :

فهرستي از مانده حسابهاي دائمي (دارائي ، بدهي و سرمايه ) ، پس از بستن حسابهي موقت است .

تراز آزمايشي اختتامي فقط  شامل مانده حسابهاي دائمي است زيرا قبلاً مانده تمام حسابهاي موقت از طريق حساب خلاصه سود و زيان بسته و به حساب سرمايه منتقل شده است  . هدف از تهيه تراز آزمايشي اختتامي نشان دادن توازن مانده حسابهاي دائمي در پايان دوره مالي است .

تراز آزمايشي اختتامي آموزشگاه آذرخش در صفحة بعد منعكس است .

كاربرگ

كاربرگ جدولي چند ستوني است كه براي اصلاح حسابها و تهيه صورتهاي مالي از آن استفاده مي شود . كاربرگ در حقيقت ابزاري براي حسابداران جهت تسهيل فرآيند اصلاح حسابها و تهيه صورتهاي مالي است . در مؤسسات بزرگ با وجود تعداد حسابها و حجم عمليات آنان استفاده از كاربرگ اجتناب ناپذير است .

بر اساس اطلاعات درج شده د ر ستونهاي كاربرگ ، ثبتهاي اصلاحي لازم در دفتر روزنامه انجام شده و سپس به حسابهاي دفتر كل انتقال داده مي شود تا مقدمات تهيه صورتهاي مالي مهيا شود :

سطر اول : نام مؤسسه

سطر دوم : نام فرم «كاربرگ»

سطر سوم : تاريخ مثلاً 29 اسفند 813

ستونهاي كابرگ . ستونهاي كاربرگ با توجه به نياز مؤسسات ممكن است كم يا زياد شود  حداقل جهت تهيه كاربرگ به هشت ستون نياز مي باشد . معمولاً مؤسسات از كاربرگ ده ستوني استفاده مي كنند . در اين نوع كاربرگ علاوه بر ده ستون جهت انعكاس مانده حسابها از ستونهاي ديگري نيز جهت درج عنوان و شماره حسابها استفاده مي شود . ده ستون كاربرگ به پنج بخش تفكيك مي شود . هر بخش داراي يك ستون بدهكار و يك ستون بستانكار جهت درج مبالغ ريالي مانده حسابهاي مي باشد . نحوه تفكيك ستون هاي كاربرگ بصورت زير است :

مراحل تهية كار برگ

مراحل تهيه كار برگ ده ستوني را مي توان در پنج مرحله به شرح زير خلاصه كرد :

مرحلة اول : تراز آزمايشي

در اولين مرحله اقلام مندرج در ستونهاي بدهكار و بستانكار تراز آزمايشي اصلا ح نشده در ستونهاي مربوط به كاربرگ (ستون اول و دوم ) نوشته مي شود . همانطوريكه قبلاً گفته شد اقلام مندرج در تراز آزمايشي مستقيماً از حسابهاي دفتر كل استخراج مي شود . حسابداران معمولاً جهت صرفه جوئي در وقت مانده حسابهاي دفتر كل را در تراز آزمايشي كاربرگ درج مي كنند و از تهية تراز آزمايشي بطور جداگانه پرهيز مي كنند . جمع عمودي ستون هاي بدهكاران و بستانكاران تراز آزمايشي بايستي با هم برابر باشند .

مرحلة دوم : اصلاحات

هنگامي كه از كاربرگ جهت اصلاح حسابها استفاده مي شود بايستي تمام اصلاحات در ستونهاي بدهكار و بستانكار اصلاحات كاربرگ (ستون سوم و چهارم ) نوشته شود . معمولاً براي انجام اصلاحات به حسابهائي بيش از حسابهاي مندرج در كاربرگ نياز است بدين جهت حسابهاي اضافي مورد نياز بايستي بلافاصله بعد از انجام اقلام تراز آزمايشي نوشته شود .اصلاحات انجام شده در كاربرگ مبناء ثبتهاي اصلاحي در دفتر روزنامه قرار مي گيرند البه ثبتهاي اصلاحي تا تكميل كاربرگ و تهيه صورتهاي مالي در دفتر روزنامه انجام نمي شود . اصلاحات انجام شده در كاربرگ يا حروف الفباء و يا شماره مشخص مي شوند و در انتهاي كاربرگ براي هر يك از آنان توضيحات لازم نوشته مي شود .

مرحلة  سوم : تراز آزمايشي اصلاح شده

مانده اصلاح شده حسابها از طريق تركيب مبالغ درج شده در ستون تراز آزمايشي اصلاح نشده و ستون اصلاحات كاربرگ بدست آمده و در ستونهاي تراز آزمايشي اصلاح شده (ستون پنجم و ششم ) نوشته مي شود نحوة تركيب مبالغ بصورت زير است :

1- اگر حسابي در ستون تراز آزمايشي اصلاح نشده مانده بدهكار داشته باشد و در ستون اصلاحات نيز بدهكار شود هر دو رقم با هم جمع شده و در نتيجه در ستون بدهكار تراز آزمايشي اصلاح شده نوشته مي شود .

2- اگر حسابي در ستون تراز آزمايشي اصلاح نشده مانده ، بستانكار داشته باشد و در ستون اصلاحات نيز بستانكار شود هر دو رقم با هم جمع شده و در نتيجه در ستون بستانكار تراز آزمايشي اصلاح شده نوشته مي شود .

3- اگر حسابي در ستون تراز آزمايش اصلاح نشده مانده بدهكار داشته باشد و در ستون اصلاحات بستانكار شود رقم بستانكار از رقم از مانده بدهكار كسر شده و نتيجه در ستون بدهكار تراز آزمايشي اصلاح شده نوشته مي شود .

4- اگر حسابي در ستون  تراز آزمايشي اصلاح نشده مانده بستانكار داشته باشد و در ستون اصلاحات بدهكار شود رقم بدهكار از مانده بستانكار كسر مي شود و در نتيجه در ستون بستانكار تراز آزمايشي اصلاح شده نوشته مي شود .

مانده حسابهاي دفتر كل بعد از انجام ثبت هاي اصلاحي در دفتر روزنامه و انتقال آن به حسابهاي دفتر كل بايستي برابر با ماندة حسابهاي مندرج در تراز آزمايشي اصلاح شده باشد . بعد از وارد كردن مانده تمام حسابهاي درستون تراز آزمايشي اصلاح شده جمع ستونهاي بدهكار و بستانكار با هم برابر خواهند بود .

 تهية ثبت هاي اصلاحي از روي كاربرگ

كاربرگ دفتر روزنامه نيست و نمي توان به عنوان يك مبنا جهت انتقال اصلاحات انجام شده به حسابهاي دفتر كل استفاده شود . براي اصلاح حسابها بايستي اصلاحات انجام شده در كاربرگ دفتر روزنامه ثبت و سپس به حسابهاي دفتر كل منتقل شوند . ثبت هاي اصلاحي از ستون اصلاحات كاربرگ استخراج مي شوند .

مؤسسات بازرگاني

مؤسسات بازرگاني مؤسساتي هستند كه فعاليت اصلي آنان خريد و فروش كالا و مواد مي باشد . خريد و فروش كالا به معامله اي گفته مي شود كه در آن فروشنده عين و يا مالكيت كالايي را در مقابل وجه نقد به خريدار منتقل كند و يا خريدار متعهد شود كه بهاي كالا را در زمان معيني در آينده به فروشنده پرداخت نمايد . اينگونه مؤسسات بدون اينكه در شكل و محتواي كالاهاي خريداري شده تغييري دهند مجدداً آنها را به فروش مي رسانند اين مؤسسات رابط بين توليد كنندگان و مصرف  كنندگان كالا مي باشند .

طبقه بندي مؤسسات بازرگاني

مؤسسات بازرگاني از نظر نحوة عمليات فروش به دو دسته طبقه بندي مي شوند :

عمده فروشان

عمده فروشان كالا ، مؤسساتي هستند كه خريدهاي خود را در مقادير عمده از توليد كنندگان مختلف كالا خريداري مي كنند و سپس به خرده فروشان كالا مي فروشند اين مؤسسات كالاهاي خود را مستقيماً به مردم عرضه نمي كنند .

خرده فروشان

خرده فروشان كالا ، مؤسساتي هستند كه كالاهاي خود را از  عمده فروشان خريداري و بطور مستقيم به مردم عرضه مي كنند . مؤسسات خرده فروشي به اشكال مختلف فعاليت مي كنند . سوپر ماركتها ، فروشگاههاي زنجيره اي و تعاونيهاي مصرف نمونه هايي از مؤسسات خرده فروشي مي باشند .

چرخه عمليات مجموعه فعاليتهايي كه يك مؤسسه براي تحصيل درآمد و وصول مطالبات از مشتريان انجام مي دهد چرخه عمليات مي گويند . چرخه عمليات مؤسسه بازرگاني متشكل از چهار مرحله است :

2- پرداخت مبلغ خريدهاي نسيه

3- فروش كالا (نقد و نسيه )

4-  وصول مطالبات ناشي از (فروشهاي نسيته )

اندازه گيري سود در مؤسسات بازرگاني

نحوة محاسبه و اندازه گيري سود مؤسسات بازرگاني بطور كلي همانند مؤسسات خدماتي است . بدين صورت كه سود و زيان خالص از مقابلة هزينه ها با درآمدهاي هر دوره مالي بدست مي آيد . اصلي ترين منبع كسب درآمد مؤسسات بازرگاني فروش كالا است كه تحت عنوان درآمد فروش يا فروش كالا شناخته مي شود . هزينه هاي مؤسسات بازرگاني برخلاف مؤسسات خدماتي به دو دسته تقسيم مي شوند :

بهاي تمام شده كالاي فروش رفته مساوي است با قيمت تمام شده تمام كالاه